Organination proces
Put do uspeha se započinje jednim uspešno obavljenim zadatkom.
Organination proces
Postoji 8 faza našeg procesa kroz koje ćemo proći zajedno.
01
Definisanje
Cilj ove faze je definisanje i usaglašavanje opsega, pristupa i plana projekta. U ovom koraku ćemo takođe identifikovati uloge i odgovornosti i zakazati dostupne termine sa svim relevantnim stejkholderima.
02
Procena i merenje
Cilj ove faze je prikupljanje podataka i sprovođenje „As-Is“ procene koristeći model organizacione analize, analizu poslovnih procesa i Lean Six Sigma alate, uključujući i mapiranje toka vrednosti. U zavisnosti od složenosti vaše organizacije, obavićemo intervjue, kaizen, fokus grupe itd. “As-Is” procena utvrdiće trenutno stanje čitave organizacije, jednog ili više specifičnih procesa departmana ili tima.
03
Benchmark
Cilj ove faze je sprovođenje analize konkurencije kako bi se utvrdila najbolja tehnologija koja se koristi za vaše područje rada i uporedili svi efikasni pristupi koje koriste organizacije slične vašoj.
04
Gap analiza
Cilj gap analize je da se uporedi „As-Is“, odnosno trenutno stanje, sa organizacijama koje sprovode najbolje prakse u industriji. Takođe, uzima se u obzir i mišljenje vaših kupaca i zaposlenih za identifikaciju jaza između trenutnog i željenog, budućeg stanja.
05
Preporuke i timeline
Cilj ove faze rezultuje preporukama i vremenskom okviru koji je neophodan kako bismo transformisali vaše poslovanje primenom „To-Be“ mape procesa.
06
Verifikacija
Cilj verifikacione faze je diskusija o preporukama i vremenskom okviru, kao i provera sa klijentom da li su buduće (To-Be) stanje i timeline usklađeni sa budžetom, kulturom kompanije i ostalim željama koje je klijent imao prilikom angažovanja Organination tima. Ovo je faza u kojoj prilagođavamo i vršimo fina podešavanja pred finalni izveštaj.
07
Finalni izveštaj
Cilj finalnog izveštaja je da uključi konačne preporuke, projektni plan i rokove, dugoročne i kratkoročne ciljeve, kao i metriku za evaluaciju u vidu tabele kojom ćemo pratiti postavljene ciljeve i trening plan.
08
Implementacija
Implementacija je najvažniji korak jer ova faza dovodi do pozitivnih promena u organizaciji. Cilj ove faze je da se preduzmu svi neophodni koraci u poslovanju da se dostigne željeno, To-Be stanje u budućnosti. Organination tim će biti uz vas da vas vodi kroz implementacioni proces i podrži vaš uspeh!
Naš posao je da vam pomognemo da dostignete sledeći nivo izvrsnosti tako što ćemo se postarati da se principi, procesi, uloge i strukture organizacije u potpunosti slažu sa vašom strategijom poslovanja.
Model organizacione analize
Model organizacione analize uzima u obzir mnoge aspekte vašeg poslovanja.
Strategija
Strategija treba da pokreće sve ostale elemente organizacije. Ona predstavlja pitanja „ŠTA“ i „ZAŠTO“, koja bi trebalo usmeriti na sve organizacione ciljeve.
Kultura
Ako strategija pokreće šta se radi i kako se radi, kultura utiče na to „KAKO“ se sve to radi. Kultura svedoči o tome kako ljudi međusobno komuniciraju, šta se nagrađuje, a šta ne. Ako se pitate kako se kultura definiše u malim timovima, samo razmislite o ponašanju koje se često opisuje kao „način na koji stvari kod nas funkcionišu“. Svaki tim je počeo na sličan način.
Organizaciona struktura
Organizaciona struktura organizuje komunikaciju, donošenje odluka i poslovnu saradnju. Postoje neke stalne organizacione strukture i privremene, projektne, strukture. Struktura je važna za postavljanja ciljeva, kontrolu resursa, autoritet i preuzimanje odgovornosti za postignute rezultate.
Procesi
Procesi su, jednostavno, svi koraci koji se koriste da se nešto uradi. Procesi predstavljaju tokove materijala i informacija koji stvaraju proizvod i/ili uslugu i koji te proizvode i/ili usluge razmenjuju sa kupcima za novac, a koji takođe menjaju novac organizacije za proizvode i/ili usluge dobavljača.
Tehnologija
Tehnologija je postala glavni element u velikom broju kompanija. Može se koristiti kako bi procesi bili brži i tačniji, ali i da služi kao održiva baza znanja. Sve više i više, rad bilo koje organizacije ne zavisi samo od veština i kompetencija njenih ljudi, već i od tehnologija koje koriste. U današnje vreme neke od najtraženijih veština i kompetencija su direktno povezane sa tehnologijama koje se koriste u poslu.
Sistemi
Sistemi se prvenstveno odnose na računarske sisteme. Polazi se od „običnih“ računara koji korisnicima omogućavaju pristup elektronskoj pošti, softveru za obradu teksta, tabela i brojeva, do ogromnih računara koji „obrađuju“ ogromne količine podataka. Između ove dve krajnosti mogu se naći skromnije aplikacije koje podržavaju sisteme poslovnih funkcija, poput nabavke, naloga za plaćanje, sistema za upravljanje ljudskim resursima ili odnosima sa kupcima, itd.
Ljudi
Ljudi su u središtu svega. Ljudi su ti koji smišljaju strategije, koji dizajniraju strukture i upravljaju sistemima i procesima. Ljudi su ti koji razvijaju i koriste tehnologije, koji stvaraju i održavaju kulturu organizacije. Ili, kao što je jedan poznati autoritet napisao pre mnogo godina: „Organizacije ne rade ništa, ljudi rade“. Veštine ili kompetencije koje ljudi unose u svoj posao su važan faktor, kao što su i njihove vrednosti i moralne norme. Različita demografija takođe može da bude važan faktor razumevanja organizacije.
Analiza poslovnog procesa
Analiza poslovnog procesa je metoda koja se koristi za razumevanje procesa i poboljšanje njegove efikasnosti. Razmatra sve uključene strane i korake određenog procesa, kao i razmenu informacija. Kao takva, analiza poslovnih procesa se posmatra kao deo šireg koncepta upravljanja poslovnim procesima. Analiza poslovnog procesa sastoji se iz 5 koraka.
01 – Identifikovanje i definisanje ciljeva
Identifikovanje ciljeva će vam pomoći da utvrdite koje procese želite da analizirate. Dobro mesto za početak su manji procesi, koji su na nižoj skali rizika, ili delovi organizacije koji imaju lošiji učinak. Utvrdite svoje početne i krajnje tačke kako biste bili sigurni da opseg vaše analize nije preširok.
02 – Prikupljanje informacija
U ovoj fazi ćete želeti da okupite svoj tim. Uključite sve stejkholdere koji učestvuju u dizajniranju vašeg poslovnog procesa. Oni će imati najviše informacija, te će moći lakše da identifikuju probleme i uska grla. Sprovedite intervjue i brainstorming sesije sa svojim timom. Pregledajte sve dostupne izvore informacija. Prikupite što više informacija, one će vam pružicti bolje razumevanje procesa.
03 – Mapiranje
Mapiranje poslovnih procesa je alat za planiranje i upravljanje koji vizuelno prikazuje sve aspekte procesa. Mapiranje procesa može biti jednostavno, poput skiciranja dijagrama toka na parčetu papira. Važno je da vaša mapa prikazuje proces na jasan i lak način za praćenje. Naravno, mi koristimo workflow softver za dizajniranje detaljnih poslovnih mapa procesa.
04 – Analiziranje procesa
Ovaj korak uključuje analizu postojećeg procesa kako bi se identifikovale neefikasnosti i potencijalna područja za poboljšanje. Ovde smo fokusirani na ključne komponente poput interakcije sa kupcima, aktivnosti koje dodaju vrednost, mesta na kojima se razmenjuju informacije, uskih grla, bilo kojeg razloga za kašnjenje, neefikasne ili rasipne komponente procesa itd. Kada smo pregledali sve aspekte procesa, tada smo spremi za razmatranje, kreiranje i implementaciju unapređenja.
05 – Utvrđivanje potencijala za poboljšanje poslovnih procesa
U poslednjem koraku ćemo se vratiti ciljevima koje smo zajednički definisali na početku. Sva poboljšanja vaših procesa treba da budu u skladu sa tim ciljevima. Razgovaraćemo o nalazima, dobiti povratne informacije, razmotriti neka moguća rešenja itd. Svako rešenje treba razmotriti iz perspektive kako će ono uticati na vašu organizaciju i kratkoročno i dugoročno.